В ячейки может вводиться разнообразная по типу информация: числа, символы, время, дата, логические константы (истина или ложь), формулы, осуществляющие вычисление значений. Для изменения внешнего представления данных в ячейках таблицы осуществляется форматирование – панель инструментов Главная (рис. 12.7).

Рис. 12.7.

Вкладка Число обеспечивает задание типа числового формата, определение числа десятичных знаков (рис. 12.8).

Вкладка Выравнивание обеспечивает задание порядка выравнивания содержимого ячеек по горизонтали и вертикали, ориентации текста (поворот от +90 до -90°), разбивки текста на строки и переноса по словам, а также объединение ячеек и автоподбор ширины столбца (рис. 12.9).

Вкладка Шрифт обеспечивает выбор типа и размера шрифта, стиля начертания и дополнительных текстовых эффектов; Граница – выбор

Рис. 12.8.

Рис. 12.9.

цвета и типа линии, способа обрамления ячеек; Вид – выбор цвета и узора заливки ячеек; Защита – установку защиты ячеек, скрытие формул.

Формулы и функции

Ввод формулы всегда начинают со знака "равно" (=) или "плюс" (+)

Например: = 46 + 55; = 200 * В5; = А7/В4.

Примечания.

• 1. В ячейке, содержащей формулу (по умолчанию), виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной.
• 2. Excel вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы, ссылающееся на данную формулу.
• 3. Если результат вычислений не помещается в ячейке таблицы, Excel может вывести на экран последовательность символов "#######", говорящую о том, что необходимо увеличить ширину столбца.
• 4. При вводе десятичных чисел используется запятая (,) в качестве десятичного разделителя.

Функции Excel – это заранее определенные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других областях деятельности.

Функции задаются с помощью математических и других формул, в соответствии с которыми выполняются вычисления по заданным величинам, называемым аргументами , и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Синтаксис встроенных функций достаточно прост:

Имя функции (<аргумент1; аргумент2; аргумент3 и т.д.)

Имя функции показывает, о каких вычислениях идет речь. Примеры имен функции – СУММ, СРЗНАЧ и др.

Аргументы – значения, которые функция использует, вычисляя результат.

Они перечисляются в скобках следом за именем функции. В качестве аргументов могут выступать числовые значения, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки, дата/время, а также другие функции и формулы. В Excel различают обязательные (которые всегда нужно задавать) и необязательные аргументы. Отдельные аргументы разделяются символом "точка с запятой" (;).

Результат – значение, полученное при вычислении функции.

Многие математические операции в Excel производятся с использованием встроенных функций.

Функции могут быть выбраны из списка функций с помощью меню Вставка/Функция или путем нажатия пиктограммы fx на стандартной панели инструментов с соответствующим набором необходимых функций.

После выбора требуемой функции подключается Мастер функций, позволяющий пользователю пошагово заполнять ее аргументы.

Функции в Excel подразделяются на следующие основные группы: математические, арифметические и тригонометрические; для работы с датами и временем; финансовые; логические; для работы со ссылками и массивами; для работы с БД; статистические; текстовые и др.

В ячейку ЭТ можно ввести три типа данных:

· числа, представляющие количественные величины, и числа, рассматриваемые как даты и время. Число, как количественная величина – это последовательность символов, в которую входят цифры, знаки «+» и «-» (в начале последовательности) и запятая (или точка) как разделитель целой и дробной части. Они выравниваются по правому краю. Если число длиннее ячейки, то оно выводится в экспоненциальной форме (7,88Е+07) или если не помещается в экспоненциальной форме, то выводятся символы //////// и надо увеличить ширину ячейки. Обычно введенному числу сразу присваивается нужный формат (форма представления числа). При желании его можно изменить. Для этого служат следующие кнопки панели инструментов Форматирование или опции меню Формат / Ячейки, вкладка Число. В памяти компьютера числа хранятся с точностью до 15 знаков. При выводе на экран в соответствующем формате они округляются.

Чтобы программа воспринимала введенные данные как время и дату, нужно использовать стандартные форматы, например: 10.5.01, Авг 98, 25 Янв 01, 10 Окт, Апрель 99, 15:21, 5:21:04 и др. EXCEL не делает различия между строчными и прописными буквами и при вводе дат разрешает использовать точку (.), косую черту (/) или дефис (-);

· формулы, которые начинаются со знака «=» и используются для выполнения операций над содержимым ячеек. Например, =A2+C3*F7. Excel позволяет использовать на рабочем листе значения ячеек из других рабочих листов. Например формула = C5*Лист1!A1 находит произведение ячеек C5 текущего листа и A1 первого рабочего листа.

Расчет по формуле происходит автоматически или при нажатии на клавишу F9 (если в параметрах книги не установлена соответствующая опция). Мгновенный пересчет и вывод результата происходит также при изменении значений входящих в формулы операндов, в качестве которых могут использоваться адреса ячеек, числа и функции. Операнды в формулах соединяются между собой знаками арифметических операций: ^ (возведение в степень), * (умножение), / (деление), + (сложение), - (вычитание). При вычислении значения арифметического выражения операции выполняются слева направо с соблюдением стандартных правил приоритета. Изменить порядок расчета можно с помощью круглых скобок;

· текст - это любая последовательность символов не являющаяся числом и не начинающаяся со знака равенства. Он выравнивается по левому краю и располагается по всем незанятым правым клеткам В ячейке может быть до 255 символов. Если текст в ячейку не помещается, то можно либо увеличить ширину ячейки (для этого надо встать на линию, разделяющую заголовки столбцов и перенести ее в нужное место), либо установить перенос слов внутри ячейки (Формат / Ячейки / Выравнивание и установить флажок «Переносить по словам»).

25 Охарактеризовать приемы работы с таблицами MS Excel: выделение и копирование ячеек, метод автоматического заполнения последовательностей. Привести типы адресации ячеек

Для выделение нужной области:

Чтобы выделить одну ячейку, нужно щелкнуть по ней;

Чтобы выделить диапазон ячеек, нужно протащить от верха левого до нужного правого угла диапазона Если нужно выделить несмежный диапазон ячеек, то следует удерживать клавишу Ctrl;

Для выделения строки нужно щелкнуть по ее номеру;

Для выделения столбца нужно щелкнуть по названию столбца;

Чтобы выделить весь лист, нужно щелкнуть на кнопке на пересечении номеров строк и названий столбцов.

Действия с выделенной областью:

1) Можно поместить в буфер обмена (Правка / Вырезать или кнопка Вырезать).

2) Поместить в буфер обмена без удаления из таблицы (Правка / Копировать или кнопка Копировать).

3) Вставить из буфера обмена (Правка / Вставить или кнопка Вставить).

Те же команды есть в контекстном меню, которое появляется, если щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенной области.

Для ускорения вычислительных операций, а также для создания различных числовых, текстовых или иных последовательностей в смежных ячейках используют метод автоматического заполнения ячеек, который выполняется с помощью маркера заполнения – маленького черного квадратика, находящегося в правом нижнем углу выделенной ячейки или диапазона ячеек. Первоначально в одну или две ячейки (в зависимости от вида последовательности) вводят начальные значения последовательности, а затем маркер заполнения протаскивают по заполняемым ячейкам.

Виды адресов (ссылок) ячеек:

Относительный адрес - ссылка на ячейку, которая изменяется при копировании (через буфер обмена или методом автозаполнения) содержащей ее формулы в другое место. Например, формула = A1-B1, находящаяся в ячейке С1, при копировании в ячейку С2 (вниз на одну строку), превратится в = A2-B2.

Функция T в Excel выполняет проверку типа принимаемых данных и возвращает текстовую строку, если в ячейке, ссылка на которую была передана в качестве параметра, содержатся текстовые данные либо текст был передан в функцию явно (например, Т(«любое текстовое значение»)).

Примеры использования функции Т в Excel

Пример 1. В Excel реализована возможность импорта данных из внешних источников. С использованием этой возможности были импортированы некоторые данные, содержащиеся в xml-документе. Необходимо создать новую таблицу, в которой будут отображены только текстовые данные для совместимости с другими программными продуктами, не поддерживающими форматы Число или Дата в Excel.

Исходные таблицы:

Для решения используем следующую формулу:

Данная запись имеет следующий смысл:

1. Функция ЕСЛИ выполняет проверку значения, которое вернет функция Т;
2. Если ячейка G2 не содержит текстовые данные, будет возвращено пустое значение «» и сработает функция ТЕКСТ, которая преобразует числовой тип данных в текстовый и запишет полученное значение в ячейку B2;
3. Если в ячейке G2 содержатся текстовые данные, они будут перенесены в ячейку B2 без изменений.

Аналогично заполним все остальные ячейки столбца B. В результате получим следующую таблицу:

Чтобы убедиться, что данная таблица содержит только текстовые данные, снова воспользуемся функцией Т:

То есть, преобразование в текстовые данные прошло успешно.



Как определить формат ячейки в Excel?

Пример 2. В таблице Excel находится защищенный лист с таблицей, в которой содержатся данные об адресе клиента. Предположительно, номер дома и номер квартиры являются числовыми данными, полученными в результате перебора строки с использованием функций ПРАВСИМВ, ЛЕВСИМВ, НАЙТИ и ЗНАЧЕН. Последняя преобразует данные в формат Число (если это возможно). Определить формат данных поможет функция Т, а преобразовать в текстовый формат – ТЕКСТ.

Таблица на защищенном листе (формулы не видны, так как стоит защита):

Данные в виде текста необходимо ввести в следующую таблицу:

В ячейке B2 введем следующую формулу:

Описание функций формулы:

1. Т(защищенный!B3)="" – условие, проверяемое функцией ЕСЛИ. Результат выполнения функции Т проверяется на пустое значение «».
2. ТЕКСТ(защищенный!B3;"#") – функция, преобразующая данные из ячейки защищенный!B3 в текстовый тип данных.
3. защищенный!B3 – получение данных из ячейки, если условие Т(защищенный!B3)="" - ЛОЖЬ.

Аналогично заполним данными ячейку B3. В результате получим таблицу с только текстовыми значениями:

Как определить тип данных в Excel?

В Excel можно определить тип данных, содержащихся в определенной ячейке, используя функцию ТИП, которая возвращает числовое значение, соответствующее одному из поддерживаемых типов (например, 1 – Число, 2 – Текст, 4 – Логическое значение и т. д.). Определим типы данных в некоторой таблице, и если они не являются текстовыми, преобразуем их с помощью функции ТЕКСТ.

Исходная таблица:

Введем в ячейке C3 следующую формулу:

Описание аргументов:

1. ТИП(B3)<>2 – условие проверки, 2 – тип текстовых данных;
2. ТЕКСТ(B3;"") – функция, возвращающая текстовое значение из ячейки B3, если результат проверки условия – ИСТИНА;
3. B3 – неизмененное значение ячейки, если результат условия проверки – ЛОЖЬ.

Аналогично заполним последующие ячейки столбца C. В результате получим:

Чтобы убедиться, что каждая ячейка содержит текст, используем функцию Т:

Функция Т в Excel и особенности ее синтаксической записи

Функция Т имеет следующий синтаксис:

Т(значение)

Единственный параметр значение является обязательным для заполнения. Он используется для передачи проверяемых данных.

Примечание 1: Как правило, необходимость в использовании функции Т не возникает, поскольку в Excel все преобразования данных выполняются в автоматическом режиме. Данная функция была добавлена с целью обеспечения совместимости с прочими программными продуктами, поддерживающими работу с таблицами.

Примечания 2:

1. Если функция Т принимает на вход текстовые данные (строка текста, ячейка, содержащая текст), она вернет эти данные.
2. Функция Т возвращает пустую строку, если она принимает на вход числовые данные, логическое значение, ссылку на ячейку, в которой не содержится текст. Примеры:

• Результатом выполнения функции =Т(293) будет являться пустой текст «», поскольку принимаемое на вход значение является данными числового типа;
• Следующая запись =Т(«функция Т работает») вернет строку текста «функция Т работает» в ячейку, в которой данная функция записана;
• Если в ячейку ввести запись типа =Т(текст), то результатом выполнения функции будет код ошибки #ИМЯ?. Поэтому при явной передаче параметра в функцию его значение необходимо помещать в двойные кавычки.
• Результатом выполнения функции =Т(A1) является текст, содержащийся в ячейке A1 или пустое значение «», если в данной ячейке находятся данные другого типа.

По нашему субъективному мнению, это не верно, т.к. формула это не тип данных, а тип информации, который указывает программе на необходимость совершения определенных команд. К тому же формула сама может возвращать результаты вычислений в разных типах данных. Также дата, являясь на самом деле числом, не может принимать отрицательных значений, следственно классифицироваться как число не может.

Мы же выделяем 4 основные группы:

• Текстовый;
• Числовой;
• Дата и время;
• Общий.

Притом группа может включать в себя несколько типов. Чтобы увидеть их в книге Excel, пройдите по вкладке «Главная», раздел «Число» и нажмите выпадающий список. Так можно быстро задать тип данных для ячейки или диапазона. Чтобы задать его более конкретно, т.е. различные разделители и варианты отображения, нажмите на стрелку в нижнем правом углу того же раздела либо, кликнув правой кнопкой мыши по ячейке, выберите «Формат ячеек…».

Дадим краткое описание группам (для более детального описания пройдите по ссылкам):

• Текстовый тип (Текстовый тип данных в Excel) – представляет информацию как текст (строка). Если число записано в ячейку с данным типом, то приложение считает его строкой. Хотя с ним можно будет провести операции вычисления, применить его как число в некоторых функциях будет невозможно.
• Числовой тип (Числовой тип данных в Excel) – определяет информацию как число, вследствие чего с ним можно проводить любые вычисления и применять математические функции. Также в приложение Excel предлагает различные виды отображения подобного рода информации.
• Формат даты и времени (Типы данных дата и время в Excel) – представляет информацию либо как дата, либо как время, либо дата и время. По своей сути тип даты и времени является всего лишь удобным способом представления числовой информации и поэтому позволяет проводить математические операции с ним. Данный тип не может быть отрицательным.
• Общий формат данных – используется, когда формат не установлен. Программа сама определит, к какому формату относить те или иные данные.

Excel не строго относится к типам данных и часто устраняет возможные ошибки. Так, например, если сложить число 5 в текстовом формате с 5 в числовом или общем формате, ошибки не возникнет из-за собственной конвертации типов данных программы. Так же, если строку перевести в числовой формат, ошибки выдано не будет. Но в некоторых случаях формат имеет огромное значение. Если его неправильно применить, то могут возникнуть ошибки типов данных (

Похожие статьи